ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення виконкому міської ради
від 30.01.2018 № 52

 

РЕГЛАМЕНТ
виконавчого комітету Кремінської міської ради

1. Загальні положення

 

1.1. Відповідно до Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" виконавчий комітет міської ради є її виконавчим органом, їй підконтрольним і підзвітним.

Після закінчення повноважень міської ради, міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

1.2. Повноваження виконавчого комітету і посадових осіб закріплені Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в України", іншими законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами, а також рішеннями міської ради і власними рішеннями.

1.3. Регламент виконавчого комітету міської ради (надалі - Регламент) є нормативним актом, який визначає принципи, порядок його діяльності та затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до Регламенту.

1.4. Правовий статус виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та рішенням міської ради.

1.5. Виконавчий комітет утворюється міською радою, яка визначає його кількісний склад та за пропозицією міського голови затверджує його персональний склад.

1.6. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому та інших осіб.

За посадою до складу виконавчого комітету входить секретар міської ради.

1.7. Виконавчими органами є структурні підрозділи, постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо), які утворюються виконкомом Кремінської міської ради для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчого комітету, підпорядковані виконкому та міському голові.

1.8. Положення про структурні підрозділи затверджуються міською радою, а положення про постійні та тимчасові робочі органи – виконавчим комітетом.

1.9. Обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому для працівників, які їм безпосередньо підпорядковані.

1.10. Організаційне, матеріально-технічне та інше забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється апаратом виконавчого комітету Кремінської міської ради

 1.11. Взаємодію між структурними підрозділами апарату виконавчого комітету ради, виконавчими органами ради, підвідомчими підприємствами, установами, організаціями, організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету та апарату ради забезпечує керуючий справами виконавчого комітету.

 

2. Організаційні основи формування діяльності та повноважень керівництва виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради.

 

Міський голова,

секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому

2.1. Міський голова є головною посадовою особою територіальної громади міста та окремим суб’єктом в системі місцевого самоврядування. Міський голова очолює виконавчий комітет міської ради, головує на його засіданнях, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій - перший заступник міського голови чи один із заступників міського голови за розпорядженням міського голови. Повноваження міського голови, в тому числі щодо звітування, визначаються Законами України.

2.2. Секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому здійснюють свої повноваження відповідно до законодавства України, а також за розпорядженням міського голови, в якому визначаються:

2.2.1.перелік закріплених за відповідним заступником функціональних обов’язків;

2.2.2.перелік структурних підрозділів міської ради, комісій ради, діяльність яких спрямовується та координується відповідним заступником.

2.3. Виконання повноважень міського голови у разі його відсутності покладається на посадову особу за розпорядженням міського голови. У випадку, передбаченому частиною першою статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» здійснює повноваження міського голови секретар міської ради. У разі відсутності міського голови у зв’язку з відпусткою, відрядженнями чи хворобою його повноваження виконує відповідно до частини другої статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» секретар міської ради, за виключенням питань, які стосуються діяльності виконавчого комітету міської ради, вирішення яких покладається на першого заступника міського голови або одного із заступників міського голови за розпорядженням міського голови.

 

3. Планування роботи виконавчого комітету міської ради

 

3.1. Планування роботи виконавчого комітету міської ради є одним із основних засобів організаційного забезпечення виконання задач господарського і соціально-культурного розвитку міста.

3.2. Практична діяльність виконавчого комітету організовується виходячи із затверджених Кремінською міською радою міського бюджету, планів і програм економічного і соціального розвитку, оперативних планів роботи з урахуванням поточного моменту і ситуації, що складається у місті.

3.3. Виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради організовують свою роботу відповідно до перспективного (на рік), що затверджується рішенням сесії міської ради, та планів роботи виконкому, що затверджуються на І і ІІ півріччя.

3.4. Порядок підготовки проекту перспективного плану:

3.4.1. Відділи апарату виконкому міськради на основі всебічного аналізу стану справ у галузі (напрямку діяльності) до 10 грудня надають керуючому справами виконкому міськради письмові пропозиції щодо включення у перспективний план питань та конкретних заходів, попередньо погоджених із заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

3.4.2. Керуючий справами виконкому узагальнює пропозиції відділів та спеціалістів, складає проект плану, погоджує його із заступниками міського голови.

3.4.3. На засіданні виконкому керуючий справами виконкому, перш ніж доповісти про запропонований проект плану, інформує виконком про виконання попереднього плану.

3.5. Затверджений план може щомісячно уточнюватись з урахуванням поточних завдань міського голови, його заступників.

3.6. Якщо заходи перспективного плану роботи виконавчих органів Кремінської міської ради з будь-яких питань не можуть бути реалізовані у встановлений термін, заступники міського голови, керівники виконавчих органів завчасно, але не пізніше, ніж за 15 днів встановлених для виконання строків інформують про це міського голову.

Зміни у перспективний план роботи виконавчого комітету вносяться рішенням виконавчого комітету.

3.7. Контроль за виконанням перспективного плану роботи здійснюється керуючим справами виконкому. Контроль за підготовкою документів та проведенням передбачених планом заходів покладається на заступників міського голови та керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу обов'язків).

 

4. Порядок підготовки і проведення засідань виконавчого комітету міськради

 

4.1. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, що забезпечує колегіальне обговорення задач, які стоять перед ним, і ухвалення рішень з їх виконання.

Засідання виконавчого комітету скликає і веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції перший заступник міського голови або заступник міського голови, призначений на час його відсутності розпорядженням.

Засідання виконкому проводяться двічі на місяць у перший та третій вівторок місяця.

В разі необхідності, для вирішення оперативних питань, за дорученням міського голови, проводиться позачергове засідання виконавчого комітету.

Засідання є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

4.2. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконкому.

4.3. В окремих випадках, у разі виникнення форс-мажорних обставин виконкомом міської ради, з метою вирішення непередбачених питань, як виняток, виключно з дозволу міського голови можуть бути прийняті рішення в робочому порядку між засіданнями виконкому, шляхом опитування та особистих підписів членів виконкому на зворотній стороні останньої сторінки проекту рішення. Прізвища членів виконкому друкуються в алфавітному порядку. Подальше затвердження таких рішень на черговому засіданні виконкому є обов’язковим.

Підготовка проектів рішень з таких питань проводиться відповідно до загального порядку, визначеного цим Регламентом. Крім того. Посадові особи, які готують проект, повинні зібрати особисті підписи членів виконкому.

Особистий підпис члена виконкому означає, що він голосує за прийняття даного рішення. Якщо член виконкому не згоден з таким рішенням, він може висловити письмово свою особисту думку. Рішення вважається прийнятим, якщо його підписали більшість членів виконкому від його загального складу.

Датою прийняття такого рішення є дата підписання його міським головою і оприлюднення рішення.

Рішення, прийняті між засіданнями виконкому, підшиваються до протоколу наступного засідання виконкому відповідно до переліку розглянутих питань.

На засіданнях виконкому розглядаються питання, передбачені планом роботи виконавчих органів та інші питання, віднесені чинним законодавством до відання виконавчих органів ради, за пропозицією міського голови, заступників міського голови, керуючого справами, членів виконкому, керівників структурних підрозділів, інших виконавчих органів ради.

4.4. Не пізніш 3-х робочих днів до визначеного дня проведення засідання виконкому керуючим справами виконкому складається повідомлення про дату та перелік планових питань для розгляду, яке погоджується з міським головою. Порядок денний та проекти рішень, які підлягають обговоренню, оприлюднюються згідно ст.ст. 5, 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

4.5. Проекти рішень на розгляд виконавчого комітету вносяться тільки заступниками міського голови, іншими виконавчими органами міської ради, головним спеціалістом з юридичних питань апарату виконкому та головним архітектором-начальником відділу містобудування та архітектури Кремінської райдержадміністрації.

Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів рішень до виконавчих органів міськради.

4.6. Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом забезпечують заступники міського голови, керуючий справами виконкому разом з відповідними структурними підрозділами виконкому міської ради, головним спеціалістом з юридичних питань апарату виконкому, головним архітектором-начальником відділу містобудування та архітектури Кремінської райдержадміністрації.

Підготовка планових питань розпочинається з вивчення вимог діючого законодавства з цих питань, відпрацювання переліку питань для аналізу стану справ у відділах виконкому міської ради, на підприємствах, установах, організаціях міста, у разі потреби - вивчення думки громадян.

У разі необхідності до вивчення і аналізу стану справ, розробки заходів і визначення шляхів покращання становища залучаються фахівці відповідної галузі.

            4.7. За підсумками вивчення питання для розгляду на засіданні виконкому складається:

- проект рішення, у разі необхідності з додатками;

- список запрошених;

- реєстр на розсилку рішення;

- регламент розгляду питання.

4.8. Порядок підготовки проектів регуляторних актів визначається Законами України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» та «Про прискорений перегляд регуляторних актів, прийнятих органами та посадовими особами місцевого самоврядування», а також Конституцією України.

4.9. При підготовці проектів рішень дотримуються таких правил:

4.9.1. Всі проекти рішень оформляються на бланках виконавчого комітету.

4.9.2. Заголовок проекту рішення викладається лаконічно і складається з одного речення. Якщо у проекті рішення йде мова про декілька питань, заголовок формулюється узагальнено.

4.9.3. Тексти проектів рішень, додатків та інших матеріалів до них викладаються державною мовою, повинні бути короткими, суть документу мусить бути викладена чітко й виключати можливість подвійного тлумачення.

Текст проекту рішення складається з двох частин: у першій частині (мотивувальній) вказуються обґрунтування або підстави для його прийняття, у другій (розпорядчій) викладаються висновки, рекомендації, завдання, доручення.

У розпорядчій частині повинні обов'язково міститися пункти, що передбачають конкретні завдання, повні назви виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль. У випадках, коли рішення носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох виконавців, визначається один із заступників міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) для координації і узагальнення проведеної роботи.

При тривалих термінах виконання необхідно зазначити проміжні контрольні строки і доручення відповідним виконавцям щодо надання проміжної інформації про хід виконання рішення.

Якщо організація контролю за виконанням рішення покладається на кількох заступників міського голови за напрямками діяльності, то необхідно зазначити одного відповідального за організацію контролю за виконанням рішення в цілому.

У разі, коли рішення, що приймається, відміняє дію раніше прийнятого з цього питання рішення, то останнє повинно містити зазначення про визнання попереднього таким, що втратило чинність.

У випадку виконання раніше прийнятих рішень до проекту рішення вносяться пропозиції про зняття їх з контролю.

4.10. Проекти рішень і документи до них розглядаються, узгоджуються і візуються з обов'язковим зазначенням дати, підпису заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), керуючим справами виконкому, головним спеціалістом з юридичних питань апарату виконкому, а в разі необхідності - керівниками інших структурних підрозділів, органів виконавчої влади, міських організацій.

4.11. Візи погодження розміщуються на зворотній стороні останнього аркуша проекту рішення, при цьому друкуються посади, прізвища посадових осіб, якими завізовано проект, в такій послідовності:

- виконавець проекту рішення;

- керівник виконавчого органу, що готує проект рішення;

- керівники інших виконавчих органів, якщо рішення стосується їх діяльності;

- заступник міського голови, що координує дане питання;

- головний спеціаліст з юридичних питань;

- керуючий справами.

Термін розгляду та погодження проекту рішення службовими особами, як правило, не повинен перевищувати одного дня.

Якщо після розгляду заступниками міського голови, керуючим справами проект рішення потребує доопрацювання, то він повертається розробнику.

Усі проекти рішень, не пізніше ніж за п’ять днів до засідання виконкому, направляються головному спеціалісту з юридичних питань для отримання висновку щодо їх відповідності чинному законодавству. Проекти рішень візуються, а ті з них, які не ґрунтуються на чинному законодавстві, повертаються автору проекту із зазначенням в письмовій формі мотивів повернення, на доопрацювання.

Проекти рішень вносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою.

4.12. Проекти рішення виконавчого комітету з візами керівників виконавчих органів ради, виконавців, а також додатки до них (довідки, відповідні записки, заходи, тощо) не пізніше, ніж за чотири дні до засідання виконкому передаються виконавцями керуючому справами виконкому.

4.13. На підставі поданих документів керуючий справами виконкому формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету.

4.14. Якщо з будь-якого питання, що виноситься на засідання виконавчого комітету, документи керуючому справами виконкому до встановленого терміну не надані, то це питання до порядку денного може бути включене лише за вказівкою міського голови.

4.15. Члени виконавчого комітету не пізніше, ніж за три дні до засідання повинні бути ознайомлені з порядком денним, що вноситься на розгляд.

4.16. Склад учасників для розгляду питання на засіданні виконкому визначається керівником виконавчого органу міської ради, що готував питання та узгоджується з керуючим справами.

Списки запрошених із зазначенням прізвища, імені та по батькові, посади, телефону, підписані керівниками відповідних виконавчих органів міської ради, передаються керуючому справами виконкому.

На кожному засіданні виконавчого комітету присутні головний спеціаліст з юридичних питань, представник планово-фінансового відділу та керівники інших виконавчих органів міської ради за потребою.

4.17. Про час засідання виконавчого комітету:

членам виконавчого комітету та керівникам виконавчих органів міської ради повідомляє керуючий справами виконкому;

запрошених осіб — керівники виконавчих органів, які готували питання на розгляд.

4.18. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання та протоколювання здійснює керуючий справами виконкому.

4.19. Засідання виконавчого комітету є відкритими і ведуться гласно. За рішенням членів виконавчого комітету може бути проведено закрите засідання.

4.20. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується на початку засідання.

4.21. Доповідають на засіданні виконавчого комітету заступники міського голови, керівники виконавчих органів, які готували питання на розгляд, головний архітектор, головний спеціаліст з юридичних питань.

4.22. У процесі засідання виконавчого комітету його учасники мають права:

члени виконавчого комітету:

- вносити пропозиції щодо порядку денного й порядку роботи,

- брати участь у обговоренні питань ;

- вимагати від доповідачів і запрошених роз'яснень щодо питань, які розглядаються,

- пропонувати внести зміни, доповнення до проектів рішень або перенесення розгляду питання на наступне засідання.

Запрошені:

 - брати участь у обговоренні питань, що внесені до порядку денного, давати довідки до них, задавати доповідачу запитання та вносити пропозиції до проекту рішення.

4.23. Виконавчий комітет приймає рішення в межах своїх повноважень та чинного законодавства України. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на засіданнях відкритим голосуванням більшістю від загального складу виконкому.

4.24. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може призупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

4.25. Проекти рішень, в ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються виконавцями, візуються й подаються міському голові. Рішення підписується міським головою, а у разі його відсутності першим заступником міського голови або заступником міського голови, який головував на засіданні виконавчого комітету, додатки до них підписуються керуючим справами виконкому та виконавцями. Після чого передаються керуючому справами для реєстрації.

4.26. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.

4.27. Рішення виконкому у триденний термін розмножуються і протягом семи днів після засідання направляються керуючим справами виконкому юридичним та фізичним особам згідно з реєстром на розсилку, наданим посадовими особами, що готували проекти рішень.

4.28. Рішення виконкому, прийняті в межах його повноважень, є обов'язковими для виконання усіма розташованими на території міста органами, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території міста. Рішення нормативно-правового характеру набирають чинності з моменту їх офіційного оприлюднення, якщо виконавчим комітетом не встановлено пізніший строк введення цих рішень у дію.

4.29. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів міської ради, можуть бути скасовані міською радою.

У разі невідповідності їх Конституції або законам України вони можуть бути визнані незаконними у судовому порядку.

4.30.На засіданні виконкому ведеться запис ходу розгляду питань, на підставі якого, секретарем виконавчого комітету оформляється протокол засідання, який підписується міським головою або особою, що виконує на засіданні його обов'язки.

Протоколи засідань виконкому міської ради зберігаються і формуються у справи протягом року у керуючого справами виконкому, по закінченню діловодного року передаються у архівний підрозділ на тимчасове зберігання до моменту комплексної передачі документів міської ради постійного зберігання до державної архівної установи.

 

5. Врегулювання конфлікту інтересів відповідно до Закону України «Про запобігання корупції»

 

            5.1. В разі винесення на розгляд виконкому міської ради питання, яке викликає/може викликати у голови виконкому, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря ради наявність приватного інтересу у сфері, в якій вони виконують свої службові чи представницькі повноваження, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття ними рішень, або на вчинення чи не вчинення дій під час виконання зазначених повноважень (потенційний конфлікт інтересів) чи суперечність між їх приватними інтересами та їх службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об’єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи не вчинення дій під час виконання зазначених повноважень (реальний конфлікт інтересів), вони зобов’язані повідомити про ймовірність виникнення в них потенційного чи реального конфлікту інтересів.

5.2. Голова виконкому або член виконкому самостійно публічно оголошує про це під час засідання виконкому, на якому розглядається відповідне питання, також ним оголошується відмова від участі у голосуванні з даного питання, про що секретарем виконкому заноситься в протокол засідання :" не голосували" - кількість чоловік і прізвища.

 5.3. Оголошення має наступний зміст: Відповідно ст.35 Закону України «Про запобігання корупції» повідомляю, що при розгляді питання «____________________________________» виникає конфлікт інтересів. Врегулювання конфлікту буду здійснювати шляхом неучасті у голосуванні.

 Про конфлікт інтересів такої особи може заявити будь-який інший член відповідного колегіального органу або учасник засідання, якого безпосередньо стосується питання, що розглядається. Заява про конфлікт інтересів члена колегіального органу заноситься в протокол засідання колегіального органу.

 5.4. У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів голови виконкому або членів виконкому, або особи, яка входить до складу колегіального органу (комітету, комісії, колегії тощо), вона не має права брати участь у прийнятті рішення цим органом.

 5.5. У разі якщо неучасть голови виконкому, членів виконкому або особи, яка входить до складу колегіального органу, у прийнятті рішень цим органом призведе до втрати правомочності цього органу, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватися під зовнішнім контролем. Пропозиції щодо форми та способу здійснення зовнішнього контролю секретарем виконкому. Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається виконкомом.

 5.6. Не оголошення про наявний конфлікт інтересів перед голосуванням при прийнятті рішення виконкому є підставою для зупинення головою виконкому зазначеного рішення.

 

6. Організація роботи органів, що утворюються виконавчим комітетом

 

6.1. Виконавчий комітет для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, координації дій органів місцевого самоврядування під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, науково-технічного, соціального і культурного розвитку міста, а також для вирішення оперативних питань може утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

6.2. До складу робочих органів залежно від покладених на них завдань включаються міський голова, заступники міського голови, представники виконавчих органів, а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих виконкому, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій та інші фахівці за їх згодою.

6.3. Сфера діяльності та повноважень робочих органів виконкому визначається положеннями про них.

6.4. Склад робочих органів та положення про них затверджуються виконавчим комітетом.

6.5. У складі робочих органів виконкому, які очолюють міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, визначається посада заступника голови робочого органу.

6.6. Організаційною формою роботи робочого органу виконкому є засідання.

6.6.1.Засідання робочого органу виконкому проводиться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

6.6.2. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

6.6.3. Порядок денний засідання робочого органу виконкому формується секретарем робочого органу.

6.6.4. З питань порядку денного на засідання робочого органу виконкому запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які брали участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу виконкому, реєструються секретарем робочого органу.

6.7. Рішення робочого органу виконкому приймаються шляхом досягнення консенсусу.

У разі, коли за результатами розгляду консенсусу не досягнуто, голова робочого органу виконкому може прийняти рішення про внесення цього питання з розбіжностями для розгляду на засіданні виконавчого комітету.

6.8. Робочі органи виконкому у своїй роботі взаємодіють між собою.

Для розгляду, врегулювання розбіжностей і схвалення комплексних питань можуть проводитися спільні засідання робочих органів виконкому за погодженням їх голів.

 

7. Порядок підготовки і проведення нарад, семінарів та інших заходів у виконавчому комітеті

 

7.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться згідно з

планом роботи виконавчого комітету.

7.2. Наради у міського голови:

- із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому проводяться щоденно о 8-00, а також за потребою;

- із заступниками міського голови, керівниками виконавчих органів міської ради, міських служб щодо питань координації діяльності з виконання господарських та соціально-культурних заходів проводяться щотижнево у встановлені дні;.

- ведення протоколів нарад, які проводяться міським головою, виконуються спеціалістом відповідного відділу.

На кожній апаратній нараді розглядаються поточні питання з основної діяльності, інформації про виконання доручень, повідомлення про зміни в законодавстві, про дотримання виконавчої дисципліни, а також звіти про службові відрядження, участь відповідальних працівників у загальноміських та інших заходах.

За потребою ведеться протокол наради. У протоколі повинні бути зазначені присутні на нараді, конкретні доручення та виконавці, а також строки виконання доручень.

За підсумками апаратних нарад складається перелік доручень міського голови й

направляється виконавцям.

7.3. Виклик на апаратні наради, підготовку приміщення для їх проведення забезпечує спеціаліст приймальні.

7.4. Розроблення планів проведення профільних нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їхнього проведення, оповіщення учасників здійснює відповідний відділ, що відповідає за його підготовку.

Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється не пізніше, як за тиждень, для врахування у роботі виконавчого комітету.

7.5. Телефонограми про виклик на наради у виконавчому комітеті підписуються міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами або начальниками структурних підрозділів, які скликають нараду.

Телефонограми оформляються у спеціальному журналі, який знаходяться у приймальні міського голови.

 

8. Організація прийому громадян і розгляду їх письмових звернень

 

8.1. Прийом і реєстрація вхідних документів, оформлення картки встановленого зразка на кожного відвідувача, який йде на прийом до міського голови, здійснюється провідним спеціалістом з питань прийому громадян та діловодства.

8.2. Прийом і реєстрація звернень громадян, що надійшли, здійснюється провідним спеціалістом з питань прийому громадян та діловодства. Провідний спеціаліст надає їх міському голові для попереднього розгляду, після чого віддає їх згідно з резолюціями його заступникам та спеціалістам відповідно до розподілу обов'язків.

Після розгляду заступниками, пропозиції, звернення громадян надходять на виконання відповідним керівникам та спеціалістам виконавчих органів міської ради.

8.3. Пропозиції, заяви, скарги громадян, що надходять до виконавчого комітету, розглядаються щоденно в строки згідно з діючим законодавством.

Контроль за строками проходження листів здійснює провідний спеціаліст з питань прийому громадян та діловодства.

8.4. Звернення громадян вважаються знятими з контролю, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжито необхідні заходи і надано вичерпні відповіді заявникам.

Листи громадян не вважаються виконаними, якщо у відповідях повідомляється лише про запропоновані заходи для вирішення поставлених у них питань.

В попередніх відповідях обов'язково вказується кінцевий термін виконання. У цьому випадку документ залишається на контролі до остаточного вирішення питання.

Якщо у попередній відповіді виконавцем не визначено конкретний термін остаточної відповіді, то встановлюється місячний термін з дати відправки попередньої відповіді (крім випадків встановлення конкретних термінів виконання).

8.5. Прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюється міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, керівниками структурних підрозділів згідно з графіком, затвердженим міським головою.

Прийом громадян заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, керівниками структурних підрозділів здійснюється без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

У випадку, коли громадянин звертається повторно, з'ясовується до кого з заступників міського голови або керівників структурних підрозділів виконкому він вже звертався і яке рішення прийнято, при цьому перевіряються попередні звернення, матеріали з їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше і якщо питання не вирішено по суті проводиться запис на особистий прийом до міського голови.

8.6. Контроль за виконанням доручень, що надані під час прийому, здійснюється керуючим справами виконкому.

8.7. Керуючий справами виконкому аналізує роботу з прийому громадян, узагальнює питання, з яким вони звертаються, подає міському голові інформацію про виконання звернень громадян та надає пропозиції щодо усунення недоліків в організації прийому громадян.

8.8. Звернення (заяви) громадян щодо отримання адміністративних послуг, у тому числі з видачі документів дозвільного характеру, виконуються через Центр надання адміністративних послуг відповідно до Переліку адміністративних послуг, що затверджується рішенням виконавчого комітету, згідно з чинним законодавством.

 

9. Порядок підготовки розпоряджень міського голови

 

            9.1. Згідно зі ст.42 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

            9.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

- з основної діяльності;

- з особового складу;

- з адміністративно-господарських питань.

            9.3. Проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності вносяться тільки заступниками міського голови, керуючим справами, структурними підрозділами та спеціалістами виконкому згідно покладених на них повноважень.

            Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів розпоряджень через структурні підрозділи виконавчого комітету за напрямком діяльності.

            Підготовка розпоряджень з кадрових питань та про відрядження регламентується чинним законодавством та іншими нормативними документами і здійснюється керуючим справами виконавчого комітету, а вразу його відсутності – іншою посадовою особою відповідно до покладених міським головою на неї обов’язків.

            9.4. Розпорядження, які містять відомості для службового користування, готуються відповідно до вимог таємного діловодства та інструкції ведення документів для службового користування.

            Проекти розпоряджень оформляються відповідно до вимог інструкції з діловодства, затвердженої міським головою.

            9.5. Тексти проектів розпоряджень, додатків та інших документів до них викладаються державною мовою на бланках виконавчого комітету встановленого зразка.

            9.6. Підготовлені проекти розпоряджень погоджуються усіма зацікавленими посадовими особами, а саме:

- виконавець проекту розпорядження;

- керівник виконавчого органу, що готує проект розпорядження;

- керівники інших виконавчих органів, якщо розпорядження стосується їх діяльності;

- заступник міського голови, що координує питання;

- головний спеціаліст з юридичних питань;

- керуючий справами виконкому.

            Візи проставляються на зворотній стороні розпорядження.

            9.7. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх текстах необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання та відповідальних за контроль.

             У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох відділів (виконавців) виконавчого комітету, визначається один з відділів (виконавців) для координації та узагальнення проведеної роботи.

9.8. Після процедури погодження розробник проекту розпорядження з основної діяльності подає його разом із реєстром на розсилку на підпис міському голові.

9.9. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі неможливості здійснення ним своїх повноважень через хворобу, відрядження, відпустку та інших причин, а також у разі дострокового припинення його повноважень – секретарем міської ради.

            Додатки підписуються керуючим справами виконкому.

            9.10. Розпорядження з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань реєструється провідним спеціалістом з питань прийому громадян та діловодства, його розмножений екземпляр завіряється печаткою виконкому та розсилається виконавцям (під розпис або по реєстру) в день реєстрації, з зазначенням дати передачі.

            9.11. Розпорядження міського голови з кадрових питань реєструються керуючим справами виконавчого комітету. Розмножені екземпляри завіряються печаткою виконкому і розсилаються під розпис за реєстром в день реєстрації, з зазначенням дати передачі.

 

10. Організація роботи зі службовими листами

 

10.1. Приймання, реєстрація і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до виконавчого комітету Кремінської міської ради, здійснюється централізовано в приймальні Кремінської міської ради та виконавчого комітету.

У разі надходження документів у неробочий час, вихідні та святкові дні вони приймаються сторожем служби організаційного забезпечення. При одержанні урядових телеграм, інших документів, які мають важливе значення, та документів з грифом „ТЕРМІНОВО“, працівники служби негайно доповідають про одержання цих документів міському голові або його заступникам у відповідності з функціональними повноваженнями.

10.2. Всі документи, що надійшли до виконавчого комітету Кремінської міської ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється провідним спеціалістом з питань прийому громадян та діловодства для їх реєстрації відповідно до номенклатури справ.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися розпорядчими документами виконавчого комітету Кремінської міської ради, положеннями про відділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ.

10.3. Після реєстрації усі документи щоденно о 16-00 передаються міському голові або посадовій особі, на яку покладено обов’язки виконання повноважень міського голови у разі його відсутності.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення вищих органів влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Резолюції керівництва на документах повинні бути короткими і чіткими, визначати характер доручень, строки і відповідальних виконавців.

10.4. Документи з резолюціями міського голови або посадової особи, на яку покладено обов’язки виконання повноважень міського голови у разі його відсутності, направляються виконавцям і беруться на контроль для виконання у зазначені в документі або резолюції терміни.

Документи без встановлених термінів виконуються протягом місяця з дня їх реєстрації.

10.5. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть особи, зазначені у резолюціях, а також безпосередні виконавці.

У випадках, коли зазначено декілька виконавців, відповідальною є особа, зазначена у списку першою.

10.6. Відправлення розпоряджень, іншої вихідної кореспонденції виконкому здійснюється провідним спеціалістом з питань прийому громадян та діловодства (відповідно до реєстру на розсилку).

10.7. Якщо документ з об'єктивних причин не може бути своєчасно виконаний, то не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і пропонувати продовження терміну виконання.

При отриманні такого дозволу виконавець обов'язково повідомляє заявника про продовження терміну виконання документу.

10.8. Реєстрація вхідних та вихідних документів ведеться у приймальні та у відділі адміністративних послуг відповідно до повноважень.

11. Робота з електронною поштою

11.1. Роботу з електронною поштою виконавчого комітету здійснює провідний спеціаліст з питань прийому громадян та діловодства, на комп'ютері якого встановлено відповідну програму, а саме:

приймає, реєструє в журналі електронну пошту та веде технічний контроль за її виконанням.

11.2. Офіційною електронною адресою є Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.

 

12. Організація контролю за виконанням документів у виконавчому комітеті

 

            12.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

            Контролю підлягають усі зареєстровані документи, в яких містяться конкретні завдання і визначені виконавці.

        12.2. Відповідальність за виконання несуть посадові особи, на яких покладено контроль, безпосередні виконавці, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

            12.3. Контроль за виконанням документів поділяється на організаційний та діловодний (технічний). Організаційний контроль здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків, а в окремих випадках – інші посадові особи, відповідальні за контроль.

            Організаційний контроль в себе включає:

- перевірку фактичного виконання контрольних документів;

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів та часі контролю у міського голови;

- узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю.

            Діловодний (технічний) контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство.

            Діловодний (технічний) контроль включає в себе такі операції:

- реєстрація контрольних документів;

- ведення картотеки;

- аналіз виконавчої дисципліни;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

            12.4.Терміни виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

            Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи або колегіального органу, що його встановив.

             12.5. Відділи виконкому, підприємства, організації письмово інформують посадову особу, що здійснює контроль про хід або про повне виконання документів.

             Інформація повинна бути лаконічною, чітко відображати стан виконання завдань і рекомендацій, викладених у контрольному документі.

            За повноту і якість інформації персональну відповідальність несуть відповідальні за контроль і керівники підрозділів, на яких було покладено організацію виконання.

            У разі неповного виконання тих чи інших завдань (положень) контрольних документів необхідно надавати пояснення причин невиконання заходів та пропозиції щодо виконання документів у повному обсязі.

            12.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

12.7. Після виконання документ знімається з контролю:

- документи вищих органів знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про виконання у зазначені терміни.

- рішення виконкому, що взяті на контроль, знімаються з контролю на засіданні виконкому після розгляду документів про їх виконання. Документ про зняття з контролю готують виконавці та узгоджують їх з заступником міського голови, керівниками виконавчих органів міської ради;

- розпорядження знімаються з контролю за письмовими вказівками міського голови ;

- службові документи, листи громадян, знімаються з контролю після надання працівнику, відповідальному за діловодство, відповідно до резолюції, довідки або копії відповіді заявнику.

12.8. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щоквартально узагальнюються і доповідаються керівництву виконкому.

12.9. Зняття з контролю не означає закінчення дії документу.

 

13. Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

 

13.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчого комітету міської ради встановлені Інструкцією з діловодства у виконкомі Кремінської міської ради. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

13.2. Основні завдання і функції виконкому щодо забезпечення зберігання документів передбачені Положенням про архівний підрозділ виконавчого комітету Кремінської міської ради, покладаються на працівника, відповідального за діловодство.

13.3. Конкретний реєстр документів, які створюються у міській раді та її виконкомі, визначається номенклатурою справ - систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

13.4. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Складання номенклатури справ, формування справ у діловодстві виконкому ведеться у всіх відділах та інших виконавчих органах ради згідно з Інструкцією з діловодства у виконкомі Кремінської міської ради.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ міської ради та виконкому.

Контроль за формуванням справ здійснює працівник, відповідальний за діловодство та особи, відповідальні за стан діловодства у структурних підрозділах. Методичне керівництво покладається на керуючого справами виконкому.

13.5. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу виконкому зберігаються за місцем формування справ. Збереженість справ забезпечується начальниками структурних підрозділів виконкому, а також посадовими особами.

13.6. На підставі номенклатури справ експертна комісія, яку очолює керуючий справами виконкому, щорічно по закінченню діловодного року проводить експертизу цінності документів.

Працівник, відповідальний за діловодство виконкому, складає описи справ постійного зберігання, з особового складу та акт про вилучення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, які після закінчення терміну зберігання документів подаються на розгляд експертної комісії виконкому, архівного відділу райдержадміністрації і затверджуються експертно-перевірною комісією Державного архіву Луганської області.

13.7. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними картками на документи зберігаються у відділах виконкому протягом двох років після завершення їх у діловодстві.

Передача справ до архівного підрозділу виконкому проводиться щорічно протягом січня.

13.8. У архівному підрозділі виконкому міської ради згідно зі Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", здійснюється тимчасове зберігання архівних документів, що утворилися за час діяльності Кремінської міської ради та її виконавчого комітету, а саме: розпорядження з особового складу, особові картки персонального обліку депутатів Кремінської міської ради, особові картки звільнених працівників, відомості нарахування заробітної плати працівників виконкому, персоніфікаційні відомості. Також у архівному підрозділі зберігаються документи постійного терміну зберігання до моменту комплексної передачі їх на державне зберігання до архівного відділу Кремінської райдержадміністрації:

- протоколи та рішення сесій Кремінської міської ради,

- протоколи постійних комісій ради,

- протоколи та рішення виконкому міської ради,

- журнали реєстрації рішень,

- річні бухгалтерські звіти,

- штатні розписи,

- бюджети міської ради,

- розпорядження міського голови з основної діяльності.

13.9. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного відділу Кремінської райдержадміністрації за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

 

14.Робота з кадрами

 

Загальні положення

 

14.1. Ведення кадрового діловодства та проходження посадовими особами служби у виконкомі здійснює керуючий справами виконавчого комітету.

14.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

14.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

14.4. Прийом посадових осіб і службовців апарату, відділів та інших працівників (за винятком технічного персоналу) виконкому здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

14.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа відповідно до чинного законодавства.

Щорічно посадові особи подають декларацію осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування.

14.6. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на керуючого справами виконкому.

14.7.Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад
при прийнятті на службу до апарату виконавчого комітету Кремінської міської ради здійснюється відповідно до діючого законодавства та Порядку, затвердженого розпорядженням міського голови.

14.8. Прийняття на посаду міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами (секретаря виконкому) здійснюється в порядку, встановленому Законами України "Про місцеве самоврядування в Україні" та «Про службу в органах місцевого самоврядування»;

14.9. Без конкурсного відбору, за рішенням міського голови може здійснюватися прийняття на роботу:

а) посадових осіб органів місцевого самоврядування – працівників апарату виконавчого комітету міської ради, які успішно пройшли стажування;
б) випускників Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом міськради;

в) працівників патронатної служби.

 

Робота з кадровим резервом

 

14.10. З метою вирішення кадрових питань апарату виконавчого комітету міської ради створюється кадровий резерв, який щорічно переглядається і затверджується розпорядженням міського голови, відповідно до чинного законодавства..

 

Стажування на службі в органах місцевого самоврядування

14.11. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади у апараті виконкому міської ради, проводиться стажування особи терміном до 2-х місяців.

14.12. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.

14.13. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування у державних органах (Постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.94 №804).

14.14. З метою просування по службі посадових осіб стажування проводиться за дозволом міського голови на підставі письмової заяви стажиста, погодженої з керівником структурного підрозділу, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами згідно з розподілом обов'язків.

14.15. Керівник структурного підрозділу виконавчих органів міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця - наставника з числа посадових осіб.

14.16. Після закінчення стажування стажист подає керуючому справами виконкому звіт про стажування та висновки керівника щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.

 

Граничний вік перебування на службі в органах місцевого самоврядування

 

 14.17. Граничний вік перебування на службі в органах місцевого самоврядування визначається чинним законодавством.

 

Функціональні обов’язки та посадові інструкції

 

14.18. На кожну посаду відповідно до штатного розпису в двотижневий термін після затвердження міською радою структури і чисельності апарату виконкому, його управлінь і структурних підрозділів розробляються функціональні обов’язки та посадові інструкції.

14.19. Для секретаря ради, заступників міського голови та керуючого справами (секретаря виконкому) складаються функціональні обов’язки, для працівників структурних підрозділів – посадові інструкції.

14.20. Функціональні обов’язки та посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій структурних підрозділів та спеціалістів.

14.21. Посадові інструкції працівників апарату виконкому складаються їх безпосередніми керівниками, узгоджуються керуючим справами і затверджуються міським головою.

14.22. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів апарату виконкому складаються заступниками міського голови відповідно до розподілу їх функціональних обов'язків, погоджуються із керуючим справами виконкому і затверджуються міським головою.

14.23. Функціональні обов’язки та посадові інструкції складаються з шести розділів:

1. Загальні положення.
2. Основні завдання та обов'язки.
3. Права.
4. Відповідальність.
5. Вимоги до працівників.
6. Взаємодії.

14.24. Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під розпис.

 14.25. Затверджені функціональні обов’язки та посадові інструкції зберігаються у керуючого справами виконкому. Копії посадових інструкцій передаються у структурні підрозділи.

 

 

15.Організація використання робочого часу

 

15. Режим роботи.

15.1. З метою забезпечення продуктивного розподілу та використання робочого часу керуючим справами складається графік робочого часу працівників виконавчих органів на поточний рік, який затверджується міським головою.

15.2. Виїзди працівників апарату виконкому міської ради за межі міста обов'язково здійснюються за розпорядженням міського голови.

15.3. У апараті виконкому міської ради, його структурних підрозділах встановлюється єдиний режим роботи

Початок о 08.00.

Закінчення о 17.00 (п’ятниця, а також робочий день напередодні святкового чи неробочого дня – 0 16.00).

Обідня перерва з 12.00 до 12.48.

15.4. Перебування працівників підрозділів із службових питань в робочий час за межами приміщення Кремінської міської ради повинно бути попередньо погоджено з відповідними керівниками.

15.5. Начальники структурних підрозділів та спеціалісти повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час спеціаліста приймальні міського голови та фіксують відсутність шляхом запису у книзі внутрішніх відряджень з відміткою про мету, час відсутності і місце перебування та телефон, за яким кожного можна знайти.

15.6. Надання відпусток без збереження заробітної плати та компенсація за роботу у вихідний день здійснюється за розпорядженням міського голови за погодженням з начальником структурного підрозділу, відповідного керівника, а керівникам структурних підрозділів - з заступниками міського голови, згідно з діючим законодавством про працю.

15.7. У апараті виконавчого комітету ведеться табельний облік робочого часу його працівників. Табель складається особою, призначеною розпорядженням міського голови.

15.8. Табель обліку робочого часу працівників апарату виконкому, підписаний міським головою здається у планово-фінансовий відділ 25 числа кожного місяця.

15.9. Кожен працівник виконкому повинен підтримувати нормальний морально-психологічний клімат в установі:

- з повагою ставитися до колег і співробітників;

- надавати необхідну допомогу в роботі, уважно ставитись до відвідувачів;

- бути коректним, витриманим, ввічливим у спілкуванні з будь-ким.

Обговорення моральних та ділових якостей співробітника проводити в його присутності.

 

Керуючий справами виконкому                                                   О.Ю. Літвін